سروش، با اشاره به اصلاح فرایندهای ثبتی و بازطراحی سامانه‌ها، گفت: سال جدید با راه‌اندازی کامل مرکز پایش هوشمند خدمات یکپارچه ثبتی «کاتب» شاهد تحولی عظیم در نهضت خدمت‌رسانی به مراجعان هستیم.
وی با بیان اینکه مراجعات حضوری مردم به سازمان‌های دولتی علاوه بر ایجاد عوامل فسادزا و سوءاستفاده واسطه‌گران، موجبات شلوغی ادارات را فراهم می‌آورد، افزود: با هدف ارتقا بهداشت حقوقی در سطح جامعه، سازمان ثبت برای رفع مشکل با بهره گیری از ظرفیت متخصصین امر در زمینه فناوری در جهت سیستمی‌کردن فرایندها و هوشمندسازی گام برداشته تا مراجعات حضوری مردم به حداقل برسد.
مدیرکل ساختار و بهبود فرایندها سازمان ثبت با اشاره به اینکه در سازمان‌های نوین نگاه متفاوتی به مقوله رضایتمندی مراجعین است و این سازمان‌ها رضایت را به عنوان یک ضرورت غیر قابل انکار در رأس اهداف خود قرار داده‌اند، عنوان کرد: اهتمام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز بر این است که در سال جدید با بازطراحی فرایندها و سامانه‌ها تمام فرایندهای سنتی حذف و حضور مراجعان برای دریافت خدمات به حداقل برسد که با اجرای این طرح اغلب عملیات ثبتی به صورت کاملاً الکترونیکی صورت می‌پذیرد.
وی در ادامه سازمان ثبت را به عنوان یک نهاد حاکمیتی با احصاء امور غیر حاکمیتی، خواند که امکان واگذاری خدمات را در غالب برون سپاری به خارج از سازمان با اولویت دفاتر اسناد رسمی به عنوان قدیمی‌ترین نهاد برون سازمانی در خدمت سازمان ثبت در دستور کار جدی خود قرار داده است.
سروش گفت: تسهیل روند و رویه‌های اجرایی ارائه خدمات به اشخاص حقیقی و حقوقی، تسهیل ارتباطات داده‌ای درون و برون سازمانی و فرا قوه‌ای با اتکا به قوانین موجود، استفاده حداکثری از ظرفیت‌های موجود از جمله دفاتر اسناد رسمی و برون‌سپاری وظایف غیر حاکمیتی جهت در دسترس بودن و تکثر مراکز خدمت رسانی، شفافیت نحوه ارائه خدمات با استفاده از مدیریت داده‌ها و اطلاعات و ممیزی توسط ذی‌نفعان، ایجاد امکان رصد و پیگیری درخواست توسط متقاضی به صورت الکترونیکی و پیامکی در طول انجام پروسه، تعیین زمان متناسب هر فرایند و امکان زمانبندی برای مراجعین، خود کاربری ارائه خدمات سازمان ثبت برای کلیه اشخاص حقوقی و حقیقی و حذف مراجعه حضوری با استفاده از ایجاد پلتفرم‌ها و اپلیکیشن‌ها تحت وب، تلفن همراه و…، مدیریت، نظارت و بازرسی الکترونیکی بر عملکرد کارکنان، استاندارد سازی و حذف فعالیت‌های زائد بر ارائه خدمات، شفافیت اطلاعات و در دسترس بودن آن‌ها تا جایی که قوانین و مقررات اجازه دهد از نتایج هوشمندسازی فرایندها است که در سال آتی شاهد آن هستیم.
حذف اسناد فیزیکی و استفاده از قالب‌های الکترونیکی استاندارد جهت جایگزینی به منظور جلوگیری از جعل و سو استفاده‌های متعدد، حذف تاییدیه‌های فیزیکی از جمله امضاء‌های گرم و جایگزینی آن با تکنولوژی‌های جدید و افزایش امنیت، ایجاد ساز و کار پرداخت به صورت کاملاً الکترونیک از درگاه‌های امن سازمانی، استفاده حداکثری از پلتفرم‌های مکان محور به منظور کاهش مراجعه مستقیم به محل در مواقع غیر ضرور، استفاده حداکثری از سخت افزارهای همراه و درج امضای الکترونیک آنلاین در گزارشات بازدید محل به جهت جلوگیری از اشتباهات سهوی و عمدی آتی، ایجاد ارتباط امن دیتا با کلیه ارگان‌ها و نهادهای مرتبط با قوانین زمین و قانون تجارت و مالکیت به جهت جلوگیری از موازی کاری و کاهش هزینه‌های کشور از دیگر نتایج هوشمندسازی فرایندهای سازمان ثبت است که در سال آینده عملیاتی می‌شود.
